Zeit sparen für mehr Gelassenheit

Schon wieder fünf Sekunden vorbei: Während Sie diese Zeilen lesen, fliegt die Zeit nur so vorbei und der nächste Termin rückt näher und näher. Nehmen Sie's gelassen, denn auch Zeit lässt sich sparen.

• Vertrösten Sie Zeitdiebe auf später

  Lassen Sie sich nicht unterbrechen, wenn Sie sich gerade konzentriert mit etwas beschäftigen. Versprechen Sie, sich später zu melden, falls die Sache nicht dringend ist. Um solche Störungen von vornherein zu verhindern, sollten Sie Ihr Mobiltelefon ausschalten und Ihr E-Mail-Programm schließen. Planen Sie am besten jeden Tag ein bis zwei Stunden für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten ein und behandeln Sie diese Zeit wie einen fixen Termin.

• Legen Sie eine Zeitspanne fest

  Verblüffenderweise brauchen wir für eine Arbeit häufig genau so lang, wie wir uns vorgenommen haben.

• Riesige Aufgaben in Zwergenschritte zerlegen

  Große Projekte scheinen oft nicht machbar zu sein. Teilen Sie die Arbeit in kleine Schritte mit Zwischenzielen auf. So fällt der Anfang leichter und Sie kommen schneller voran. Ein einfaches Beispiel: Das Projekt „Frühjahrsputz“ könnte damit beginnen, die Vorhänge zu waschen. Danach kommt der Putz der Fensterscheiben. Anschließend die Pflege der Pflanzen am Fensterbrett. Damit ist der Zwischenschritt „Fenster“ auch schon abgeschlossen.

• Kombinieren Sie einfache Tätigkeiten

  Multitasking empfiehlt sich bei Tätigkeiten, die man nebenbei, ohne viel nachzudenken, erledigen kann. Trainieren Sie z.B. Ihre Beine, indem Sie während des Zähneputzens auf einem Fuß balancieren. Waschen Sie Geschirr ab, während Sie ein Auge darauf haben, dass die kochende Milch den Topf nicht verlässt.

• Verplanen Sie Ihre Wartezeiten

  Bevor Sie untätig herumsitzen, da z.B. in der Ordination noch fünf Patienten vor Ihnen an der Reihe sind, sollten Sie immer etwas dabei haben, das die Langeweile vertreibt. Wenn Sie zu Hause nicht die Zeit finden, den neuesten Bestseller zu lesen, haben Sie hier die Gelegenheit. Dieses Vergnügen können Sie ganz entspannt genießen, denn richtig arbeiten können Sie in dieser Situation sowieso nicht.

• Bündeln Sie Ihre Aufgaben

  Im nächsten Postamt wartet ein Paket auf Sie? Lassen Sie es noch etwas länger warten. Wahrscheinlich trudelt innerhalb der nächsten Woche eine weitere Benachrichtigung ein und Sie sparen sich einen Gang zur Post. Oder Sie planen eine fixe Stunde am Tag für die Beantwortung von E-Mails ein.

• Teilen Sie E-Mails/Post in Kategorien ein

  Der Papierkram auf Ihrem (virtuellen) Schreibtisch hält sich in Grenzen, wenn Sie sich immer folgende drei Fragen stellen, sobald etwas Neues auftaucht:
  • Brauche ich das bzw. betrifft mich das? Wenn nein: wegwerfen.
  • Muss ich das selbst erledigen? Wenn nein: delegieren.
  • Kann ich das sofort abschließen? Wenn es nur fünf Minuten dauert: Machen Sie es gleich fertig. Wenn es länger dauert: Legen Sie einen Abschlusstermin fest.

• Führen Sie ein Zeittagebuch

  Schreiben Sie eine Woche lang mit, wofür Sie wie lange gebraucht haben. Vielleicht bringt das die Erkenntnis, dass Sie z.B. Zeit für E-Mail-Diskussionen verschwenden, die per Telefon schnell erledigt gewesen wären.

• Verfassen Sie eine To-Do-Liste mit Prioritäten

  Legen Sie fest, was bis wann fertig gestellt sein muss und wie wichtig die Sache ist. Das verhindert, dass Sie sich unnötig lange mit Dingen beschäftigen, die eigentlich nur „nice to have“ sind.